Gemeinde Regensdorf modernisiert den Bürgerservice mit Qsome

Verbesserte Kundenführung, Self-Service und effiziente Terminprozesse für eine moderne Gemeindeverwaltung

Die Gemeinde Regensdorf zählt mit rund 20’000 Einwohnerinnen und Einwohnern zu den grössten Gemeinden im Zürcher Unterland. Im Zuge des Umbaus am Standort Watterstrasse 116 wurde das Erdgeschoss umfassend neu gestaltet: Aus den bisherigen Schalterbereichen entstand eine moderne öffentliche Begegnungszone für Bürgerinnen, Bürger und Mitarbeitende.

Mit Wartebereichen, Cafeteria, vier zentralen Schaltern, Besprechungszimmern und digitalen Serviceangeboten wurde die Grundlage für eine zeitgemässe, serviceorientierte Verwaltung geschaffen. Ein zentraler Bestandteil dieser Modernisierung ist Qsome, die digitale Lösung von e-nov8 für Kundenleitsysteme, Terminmanagement, Self-Service und Digital Signage.

Ausgangslage: Neue Begegnungszone mit digitalen Anforderungen

Im Rahmen des Umbaus wurden sämtliche bestehenden Schalter zurückgebaut und durch vier zentrale Schalter im Erdgeschoss ersetzt. Die neue Raumgestaltung sollte nicht nur architektonisch überzeugen, sondern auch die Abläufe für Bürgerinnen, Bürger und Mitarbeitende vereinfachen.

Die Gemeinde Regensdorf benötigte eine flexible Lösung, die sowohl spontane Anliegen vor Ort als auch online gebuchte Termine unterstützt. Gleichzeitig sollten unterschiedliche Abteilungen, Dienstleistungen, Prioritäten und Verfügbarkeiten digital abgebildet werden können.

Ziel war es, Wartezeiten transparent zu machen, Mitarbeitende gezielt einzubinden, Termine effizient zu steuern und den Bürgerinnen und Bürgern ein modernes Serviceerlebnis zu bieten.

Lösung: Qsome als zentrale Plattform für Bürgeranliegen

Mit Qsome wurde eine umfassende digitale Lösung eingeführt, die verschiedene Anforderungen der Gemeinde in einer Plattform verbindet. Das System unterstützt sowohl Online- als auch Vor-Ort-Bürgeranliegen und ermöglicht eine strukturierte, priorisierte und serviceorientierte Bearbeitung.

Zu den eingeführten Funktionen gehören:

• Qsome als Kundenleitsystem für Online- und Vor-Ort-Anliegen
• Digitale Abbildung verschiedener Abteilungen und Dienstleistungen
• Verarbeitungsprofile mit Spezialisierungen, Prioritäten und Zuständigkeiten
• Moderne Self-Service-Terminals für den Check-in vor Ort
• Ein grosser Aussentouchscreen mit Informationen und Termin-Check-in
• Informationsbildschirme für Bürgerinnen und Bürger
• Schalteranzeigen mit Qsome-Displays und Qsome-Software
• Digital Signage zur selbstverwalteten Anzeige relevanter Informationen
• Single Sign-On mit Azure-Integration
• Raummanagement für Schalter und Besprechungszimmer
• Digitale Formulare für Bürgeranliegen mit sicherer Übertragung und Prüfung von Anhängen
• Direkte Buchung zuständiger Mitarbeitender für ausgewählte Services
• Automatische Verfügbarkeitsprüfung und Raumreservation
• Automatische Berechnung der benötigten Beratungszeit je nach Service und Anzahl Personen
• Mehr Effizienz für Verwaltung und Bevölkerung

Durch die Einführung von Qsome kann die Gemeinde Regensdorf ihre Bürgeranliegen effizienter steuern und gleichzeitig die Servicequalität erhöhen. Bürgerinnen und Bürger profitieren von klaren Informationen, einfachen Check-in-Möglichkeiten und einer transparenten Führung durch den Besuchsprozess.

Auch intern schafft Qsome spürbare Vorteile: Die Mitarbeitenden können Anliegen gezielter bearbeiten, Ressourcen besser planen und Konfigurationen eigenständig anpassen. Dadurch werden Abläufe vereinfacht, Zeit eingespart und die Flexibilität im Verwaltungsalltag erhöht.

Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, digitale Formulare selbst zu verwalten, Anhänge sicher zu prüfen und Termine automatisch mit passenden Mitarbeitenden und Räumen zu koordinieren. So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess – von der Anfrage bis zur persönlichen Beratung.

Zusammenarbeit mit e-nov8

Bereits während der Bedarfsanalyse zeigte e-nov8 ein klares Verständnis für die Anforderungen der Gemeinde Regensdorf. Die Umsetzung verlief reibungslos und wurde flexibel an die spezifischen Bedürfnisse der Verwaltung angepasst.

Das Ergebnis erfüllt die Erwartungen der Gemeinde: Die entwickelte Lösung ist benutzerfreundlich, flexibel konfigurierbar und unterstützt die Gemeinde dabei, Verwaltungsprozesse nachhaltig zu modernisieren. Weiterentwicklungen können einfach angestossen und umgesetzt werden.

Zitat

„Mit dem Ticket- und Terminbuchungssystem von Qsome konnten wir unsere Prozesse erfolgreich modernisieren und effizienter gestalten. Dank der Möglichkeit, Unterlagen bereits bei der Terminbuchung einzureichen, können wir Anfragen optimal vorbereiten und die Schalterzeit für unsere Kundinnen und Kunden deutlich verkürzen. Die Zusammenarbeit mit e-nov8 war von Beginn an professionell, lösungsorientiert und auf unsere Bedürfnisse abgestimmt. Ideen und Optimierungsvorschläge wurden stets offen diskutiert und sehr schnell umgesetzt.“ Michelle Teucher, Leitung Einwohnerdienste

Fazit: Digitale Verwaltung mit persönlichem Service

Mit Qsome setzt die Gemeinde Regensdorf auf eine moderne, flexible und zukunftsfähige Lösung für den Bürgerservice. Die Kombination aus Kundenleitsystem, Terminmanagement, Self-Service, Digital Signage, Formularprozessen und Raummanagement schafft Mehrwert für Bürgerinnen, Bürger und Mitarbeitende.

Das Projekt zeigt, wie digitale Lösungen Verwaltungsprozesse vereinfachen, Ressourcen besser nutzbar machen und gleichzeitig die persönliche Beratung vor Ort stärken können.